Um artigo publicado recentemente na revista Fast Company — considerada uma das cartilhas para a boa gestão dos negócios — destacou a importância das reuniões periódicas. Como foco, apontava os resultados obtidos pelas empresas de tecnologia do Vale do Silício (EUA).

Isso levanta uma interessante questão: em sua empresa todos sabem da importância em fazer reuniões periódicas com a equipe? Caso esse não seja um hábito comum em seu dia a dia, nós vamos fazer um apanhado com os benefícios em realizar essas reuniões. Caso já seja, convidamos você a seguir com a leitura e aprimorar essa técnica produtiva. Confira!

A importância de realizar reuniões com os colaboradores

Uma das grandes causas para o desenvolvimento desacelerado de uma empresa é a falta de alinhamento de metas e objetivos. Quanto menos os colaboradores sabem a respeito dos rumos tomados pela empresa, menos eles podem contribuir com a velocidade nos avanços.

Com as reuniões definidas antecipadamente, é possível informá-los a respeito dos objetivos almejados. Ainda melhor: é a oportunidade de instigá-los a buscarem esses resultados e debater as melhores alternativas para alcançá-los. Sem falar que são mais pessoas concentradas em avaliar eventuais obstáculos e desafios e, assim, minimizá-los.

Por sua vez, as reuniões são normalmente confundidas com um tempo desperdiçado, com encontros improdutivos em boa parte das ocasiões. Isso, no entanto, é uma simples questão de planejamento: toda reunião deve ter um objetivo — e ser objetiva — e estimular a conversa para que ela se encerre, ao menos, com novas ideias sobre os assuntos abordados.

Encontros semanais ou quinzenais, com uma hora de duração, são facilmente planejados. Basta tê-los agendados com uma periodicidade fixa. Assim, os argumentos de falta de tempo perdem o seu valor e os encontros se tornam tarefas fixas em suas respectivas agendas.

Os motivos para estabelecer reuniões periódicas

Um deles, já destacado, é o alinhamento de toda a equipe. Vale destacar, ainda, que é uma excelente oportunidade para desenvolver a liderança em outros membros da empresa. Para tanto, basta estimulá-los a conduzir algumas reuniões.

Isso dá uma nova dinâmica a ela, bem como engaja o colaborador a aperfeiçoar as suas técnicas e competências pessoais e profissionais. E o gestor pode manter o departamento em ordem enquanto sua equipe articula novas estratégias e decisões que, posteriormente, apenas precisam passar pelo aval de sua diretoria.

Aliás, existem outras vantagens em realizar mais reuniões em sua empresa. Elas integram os setores, fazendo com que um perceba melhor a realidade do outro, facilitando a integração do fluxo de trabalho. Consequentemente, trata-se de um reforço positivo ao networking interno.

Os encontros periódicos também podem servir para “lavar a roupa suja”. Qualquer desentendimento, obstrução ao trabalho alheio ou dificuldade em conduzir um novo projeto pode ser trabalhado na reunião. É uma oportunidade para todos exporem suas perspectivas, anseios e intenções. Perceba o quanto isso já é produtivo para conhecer e treinar a sua equipe.

As reuniões devem ser conduzidas de maneira profissional

Para que seja possível colher os benefícios citados ao longo deste artigo, a gestão e os colaboradores devem “comprar” a ideia. Isso significa que todos devem sentir e compreender um retorno após o término de cada encontro.

Dessa maneira, a gestão passa mais credibilidade aos colaboradores, que vão naturalmente absorver o melhor de cada reunião e ansiar pela próxima. Só que, para isso, o primeiro passo consiste em deixar as reuniões verdadeiramente profissionais. O que inclui o espaço onde cada uma delas será realizada.

E é por isso que convidamos você a conferir, agora, os motivos pelos quais você e sua equipe deveriam fazer as suas reuniões em um ambiente profissional e trazer mais benefícios a esses produtivos encontros corporativos!